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¿Cómo escribir una propuesta de proyecto? Los puntos clave junio 26, 2012

Posted by RadioContempo Magazine in Administración de Proyectos, Ambiente Estratégico.
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Un “gran coco” para muchos freelances y para quienes están en las empresas a cargo de la oficina de proyectos, innovación & desarrollo etc… escribir una propuesta de proyecto convincente, previo a comenzar a escribir cualquier cosa, es necesario responder a estas nueve preguntas:

P1: ¿Cómo puede este proyecto resolver un problema o cubrir una necesidad?

La primera sección que se debe abordar es definir cuál es el problema que necesita ser resuelto o la necesidad de que se puede satisfacer. Es posible que se proponga una nueva manera de hacer algo en su empresa que la alta dirección tiene que aprobar, o bien, puede ser un proyecto de varios millones de dólares que se presenta a un nuevo cliente. Proporcionar pruebas objetivas e irrefutables de que existe un problema o necesidad que el proyecto va a resolver.

P2: ¿Cuál es la propuesta de solución al problema?

Esta sección se concentra en los detalles de cómo le proyecto va a resolver el problema o satisfacer la necesidad. Invierta su tiempo describiendo en la forma en que el proyecto o la solución que usted propone es diferente al de la competencia y el por qué es la mejor solución para su cliente.

P3: ¿Cuáles son los objetivos específicos del proyecto?

Divida la solución anterior en objetivos específicos. Identificando ahorro de costos, mejoras de procesos o nuevos ingresos que se pueden alcanzar cuando el proyecto se lleve a cabo. Si bien puede ser un poco cliché, utilice el principio SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timely) para cuantificar claramente cada objetivo.

P4: ¿Cómo el proyecto encaja en la estrategia global de la empresa?

Esta es la rebanada más grande del pastel, si usted está presentando una propuesta de proyecto a un nuevo cliente potencial. Muéstreles cómo la decisión de seguir adelante con el proyecto encaja perfectamente en su estrategia corporativa global. Esto demuestra que usted ha hecho la investigación, ha entendido a fondo sus necesidades, y se preocupa por el retorno de la inversión, aspectos de primera línea, de línea de fondo, o cualquier otra cosa que sea importante a nivel ejecutivo. La inclusión de estos aspectos cuando se trata de vender un proyecto interno es aún más fácil si usted ya esta familiarizado con la dirección estratégica de su empresa. Recuerde que su objetivo en esta parte es hacer que esta propuesta sea una obviedad para el patrocinador a nivel de proyecto ejecutivo.

P5: ¿Cuál es el alcance del proyecto?

Es en esta sección se comienza a profundizar en los resultados del proyecto. Todavía hay una parte sustancial “desconocida” que se se verá con claridad cuando la fase de planificación del proyecto entre en acción, pero debe incluir lo suficiente de lo que es “conocido” para comenzar a hacer tangibles los entregables del proyecto. Incluya si se trata de un enfoque gradual con resultados paso a paso o si será una entrega única al final y sobre todo, cual será la generación de valor.

P6: ¿Qué riesgos pudieran ocasionar problemas al proyecto?

En esta sección se ponen de manifiesto los riesgos u obstáculos que podrían impedir que el proyecto llegue a su finalización. No tiene porque ser tan exhaustiva como un registro de riesgos, pero debe proporcionar una lista de prioridades de lo que podría interponerse en el camino. Esto ayudará a los potenciales patrocinadores de proyectos o clientes tomar su decisión, incluya tantos supuestos como sea posible.

P7: ¿Qué recursos son necesarios para completar el proyecto?

La persona que se encarga de aprobar el proyecto tendrá que saber cuántos recursos son necesarios para completarlo. Esto es especialmente importante si estos recursos tendrán que ser proporcionados por el cliente, tales como expertos en la materia. Además, aquí es donde se pueden abordar las necesidades especiales referentes a la ubicación. Por ejemplo, puede ser necesario contar con un lugar en la oficina del cliente, y tener un área donde se pueda realizar su trabajo.

P8: ¿Cuándo podrá el proyecto estar completo?

Proporcionar los plazos presupuestarios para cuando el proyecto pueda estar terminado. Si el proyecto se divide en varias fases se indicarán los plazos en bruto de cada fase. No se llevará a cabo a detalle, sin embargo, usted tendrá que incluir una idea general de que cada fase se complete, ya sea por mes o por trimestre, dependiendo de la duración del proyecto.

P9: ¿Cuánto costará el proyecto?

Por último, pero no menos importante, son los costos para el proyecto. La mejor regla a seguir es no ocultar nada. Adelántese lo más posible y dé a conocer las tasas adicionales, tales como licencias de software, la contratación temporal necesaria, o cualquier otro tipo de gastos en que su empresa o el cliente tendrá que incurrir para completar el proyecto.

Espero que estos puntos le sean de gran utilidad al momento de redactar “esa” propuesta que tiene en mente y que no ha escrito.

En resumen:

1. Defina los requerimientos

2. Enliste los entregables

3. Defina sus criterios de éxito

4. Especifique lineamientos, y

5. Obtenga autorización

Fuente: method123.com

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