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Líder de proyectos: ¿Cuándo crear un nuevo rol? Elegir el momento adecuado para expandir su equipo mayo 13, 2010

Posted by RadioContempo Magazine in Administración de Proyectos, Liderazgo, Manejo Organizacional, Planeación Estratégica, Recurso Humano, Toma de Decisiones.
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¿Tu equipo tiene mucho que hacer últimamente? ¿La gente está cada vez más afectada, debido al volumen de trabajo que debe realizar? ¿O tal vez las previsiones de ventas pone de manifiesto que el volumen se incrementará dramáticamente? ¿Te estás poniendo nervioso? Si esto sucede, no tendrás suficiente gente en el proyecto para manejar la carga de trabajo resultante.

¿Cómo saber cuándo hay que contratar a nuevos trabajadores? Hay mucho que pensar antes de tomar gente nueva para el proyecto.

¿Es hora de contratar a alguien?

En este post, veremos cuándo considerar la creación de un nuevo rol, y lo que es necesario analizar antes de hacer la inversión. Al final de cada sección, daremos un paso de acción que te ayudará a tomar la mejor decisión para tu situación.

Cuando NO crear un nuevo rol

La contratación de un miembro más para el equipo en el momento equivocado o por las razones equivocadas puede hacer perder mucho dinero. Hay varios factores que NO justifican una adición permanente a tu equipo:

* Cuando tienes aumentos estacionales en la carga de trabajo – Si tu equipo está sobrecargado de trabajo en determinados momentos del año,  contrata ayuda temporal para aliviar la carga de trabajo.

* Cuando es de una sola vez o de forma inusual – Si tu gente es responsable de entregar un proyecto inusualmente grande, fuera de lo común, diferente a lo acostumbrado, considera el uso de contratistas para cumplir con este cambio temporal de las necesidades de personal. Puedes utilizar a los contratistas para hacer todo el proyecto en sí, o puedes utilizarlos para que realizen el trabajo regular de tu personal permanente, de quienes necesitas para desarrollar el proyecto.

* Cuando tienes miembros enfermos o de vacaciones en tu equipo – Una vez más, el uso de personal de empleo temporal puede ayudarte a llenar esas lagunas.

* Cuando tienes reclamos del personal – Si la gente de tu equipo se quejan de su carga de trabajo, a continuación, asegúrate de que están controlando bien su tiempo. Puedes arreglar una mala gestión del tiempo mucho más fácilmente que contratar a alguien nuevo para hacer algunos de los trabajos que están fuera de tiempo.

Paso en Acción: Antes de decidirte a contratar a una adición permanente a tu equipo, asegúrate de que tu gestión del tiempo de tu gente esta diseñada de una manera eficaz, de que dispones de recursos suficientes, y de que están trabajando lo más eficientemente posible. Además, asegúrate de que tu gran volumen de trabajo no es sólo temporal.

Cuándo SI considerar un nuevo papel

Entonces, ¿Qué justifica la creación de un nuevo rol en la organización?

* Cuando la sobrecarga de trabajo constante – El principal indicador de que tu gente necesita ayuda adicional es que están constantemente sobrecargados de tareas y proyectos. Si trabajan duro y administrar su tiempo con eficacia, a continuación, añadir un nuevo rol aumentará la productividad de tu equipo, así como reducirá el estrés.

* Cuando el uso de contratistas es muy común– ¿Ya utilizas una gran cantidad de trabajadores temporales, contratistas o trabajadores independientes? Si normalmente contratas ayuda externa, esto puede significar que necesitas una persona permanente.

Sin embargo, es importante considerar los costos de este movimiento. Por un lado, si contratas a los contratistas y trabajadores independientes, puedes deshacerte de ellos tan pronto como no los necesites. Por otra parte, considera que a menudo cuestan más por hora que tu personal permanente, y por lo general no conoces su organización también. El análisis de los costos ocultos, te ayudará a decidir si debes usar contratistas o crear nuevos roles permanentes para obtener el mejor valor por el precio que pagas.

* Cuando buscas mejoras en la economía – El estado de la economía es importante a la hora de crear nuevos roles. Muchas organizaciones reestructuran y reducicen el tamaño de sus equipos durante una recesión. Cuando las cosas comienzan a mejorar, a menudo quieren volver a contratar. Pero no es necesariamente así de simple. Si un rol se eliminó, puede haber reglas que determinen cuándo se pueden reactivar, así que habla con tu departamento de recursos humanos al comienzo de tu proceso de decisión. Serán capaces de aconsejarte sobre si se puede crear un rol nuevo y permanente, y lo que el alcance del rol puede y no puede ser.

* Cuando tienes tiempo dedicado a tareas que no necesitan experiencia – Tu propio horario y tus tareas pueden determinar si necesitas ayuda adicional. Si pasas la mayor parte del día realizando tareas que fácilmente se podían hacer por alguien menos calificado (y por tanto más barato), entonces la creación de un nuevo rol en realidad podría ayudar a aumentar los ingresos o la productividad. Esto liberaría parte de tu tiempo para centrarte en tareas más rentables y estratégicas.

Paso en Acción: Determina por qué tú o tu equipo necesita más ayuda, e identifica los beneficios que una persona extra traería. Tendrás que ser muy claro al respecto para obtener tu solicitud aprobada.

Mañana continuamos este tema con: Cuando y cómo estructurar el crecimiento del equipo

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